Entwurf, Version vom 27.2.2019

Glossar

Begriff(e)	Beschreibung
Abgerechnete/abrechenbare Kreditpunkte (gem. FHV)	Kreditpunkte, welche von einer Hochschule (eigene oder fremde) im Rahmen der laufenden Limite bereits abgerechnet wurden resp. von der eigenen Hochschule abgerechnet werden können.
Angerechnete/anrechenbare Kreditpunkte	Kreditpunkte, welche für den Erwerb eines Diploms angerechnet werden können (Leistungsnachweis). Es kann sich um anrechenbare Vorkenntnisse sowie um frühere oder an der Heimschule erworbenen Credits handeln.
ASBOS	ASBOS steht für "Anpassung der Studierendenstatistik an das Bologna-System" und ist eine vom BfS durchgeführte Erhebung zur Messung der Studienintensität und der studentischen Mobilität.
Eingeschriebene Kreditpunkte (gem. FHV)	Belegung einer Lerneinheit, der Kredits zugeordnet sind.
Erworbene Kreditpunkte	Auch "ausgeschüttete" Kreditpunkte genannt. Kreditpunkte, welche einer Lerneinheit zugeordnet sind und für die die Leistungskontrolle durchgeführt und bestanden wurden. Erworbene Kreditpunkte sind immer auch angerechnete Kreditpunkte.
Evaluierte Kreditpunkte (gem. ASBOS)	Ein Kreditpunkt gilt als evaluiert, wenn die Studienleistung von der zuständigen Instanz bewertet wurde - unabhängig vom Resultat.
FHV	Die Interkantonale Fachhochschulvereinbarung vom 12. Juni 2003 (FHV) ist auf Beginn des Studienjahres 2005/2006 in Kraft getreten. Sie löst die erste Fachhochschulvereinbarung für die Jahre 1999 bis 2005 ab. Alle Kantone (ausser NE) und das FL sind der Vereinbarung beigetreten. Die FHV beschreibt ein Unterstützungsbeitragssystem, welches auf einem ECTS-basierten Abrechnungsverfahren aufbaut.
Kreditpunkte aus Fremdleistungen	Repräsentieren Leistungen der parallelen Mobilität, also Leistungen welche während des Studiums an externen Institutionen resp. ausserhalb des regulären Curriculums absolviert wurden. Bei Kreditpunkten aus Fremdleistungen kann es sich handeln um (und/oder) Angerechnete Kreditpunkte, wenn sie für den Erwerb eines Diploms an der Heimschule relevant sind. Abrechenbare resp. abgerechnete Kreditpunkte (je nachdem ob von Gast- oder Heimschule abgerechnet). Für das FHV-Dokument "Abrechnungsblatt bei Exmatrikulation" muss die Herkunft von Kreditpunkten aus Fremdleistungen dokumentiert und ausgewiesen werden können.
Kreditpunkte aus Vorleistungen	Repräsentieren Leistungen der sequentiellen Mobilität, d.h. Leistungen, welche vor Studienbeginn absolviert wurden. Bei Kreditpunkten aus Vorleistungen kann es sich handeln um (und/oder) Angerechnete Kreditpunkte, wenn sie für den Erwerb eines Diploms an der Heimschule relevant sind. Aberechnete Kreditpunkte. Für das FHV-Dokument "Abrechnungsblatt bei Exmatrikulation" muss die Herkunft von Kreditpunkten aus Vorleistungen dokumentiert und ausgewiesen werden können.
Kreditpunktebuchhaltung für den Leistungsnachweis	Buchungsbasiertes System zur Verwaltung der angerechneten Kreditpunkte.
Kreditpunktebuchhaltung für die Schulgeldrechnung	Buchungsbasiertes System zur Verwaltung der abgerechnete/abrechenbaren Kreditpunkte.
Schulgeldrechnung (SGR)	Unterstützungsbeitragssystem, in welchem Regionen (Kantone, Länder) finanzielle Beiträge für ihre Studierenden leisten. Hauptsächlich wird nach FHV-Methodik abgerechnet, es gibt aber auch andere Verordnungen und eine zweite Verrechnungsart: "Pro-Kopf" (für die Vorbereitungskurse).

Einführung

Die FHV beschreibt ein Unterstützungsbeitragssystem, welches auf einem ECTS-basierten Abrechnungsverfahren aufbaut. Es liegt also Nahe, die Verwaltung dieser für die Schulgeldrechnung relevanten Kreditpunkte in irgend einer Form in die Kreditpunktebuchhaltung für den Leistungsnachweis zu integrieren. Diese zwei "Kreditpunktesysteme" unterscheiden sich jedoch fundamental in folgenden Punkten:

Grundlage für die ECTS-Finanzierung stellen die eingeschriebenen Kreditpunkte dar, für den Leistungsausweis sind die erworbenen/angerechneten Kreditpunkte relevant.
Die Anzahl eingeschriebener Kreditpunkte kann sich massgeblich von den erworbenen/angerechneten Kreditpunkten unterscheiden. Gründe für die Differenz sind "No shows", vorzeitige Abbrüche, Nichtbestehen, Erfüllung durch Vorleistung/Fremdleistung gesamthaft oder in Teilen usw.
Unterschiedlicher Buchungszeitpunkt: FHs buchen in der Regel eingeschriebene Kreditpunkte zu Semesterbeginn, erworbene am Ende bei bestandener Leistungskontrolle.
Unterschiedlicher zeitlicher Bezug: Die Kreditpunkte eines Unterstützungsbeitragssystems haben einen eindeutigen Bezug zu einer Abrechnungsperiode resp. zum einem Stichtag (Snapshot-Charakteristik). Erworbene/angerechnete Kreditpunkte haben diesen Bezug nicht. Sie besitzen jedoch einen Bezug auf das Semester resp. die Periode, in welcher sie durch den Studenten erworben wurden.
Nicht alle Unterstützungsbeitragssysteme sind kreditpunktebasiert. Viele Bildungsinstitutionen werden "pro Kopf" subventioniert. Die Unterstützungsbeitragsverwaltung darf also nicht per se auf der Kreditpunktebuchhaltung aufsetzen, sondern es muss auch möglich sein, von Kreditpunkten unabhängige Abrechnungssätze zu generieren.

Ähnlich verhält es sich mit ASBOS. Hier sind die evaluierten Kreditpunkte massgebend, welche sich ebenfalls von den erworbenen/angerechneten Kreditpunkten unterscheiden.

Kreditpunkte sind also nicht Kreditpunkte - die Verwendung resp. der Kontext derselben ist entscheidend. Der hier beschriebene Sachverhalt legt nahe, die unterschiedlichen Kreditpunkte in separaten und voneinander unabhängigen Systemen resp. Buchhaltungen zu verwalten.

SGR-Kreditpunktebuchhaltung

Nr	Anforderung	Beschreibung / Bemerkung	Umsetzung in daylight
1	Dedizierte Kreditpunktebuchhaltung für die Schulgeldrechnung	Siehe Einführung und Glossar. Analog der Kreditpunktebuchhaltung für den Leistungsausweis sollen die Kreditpunkte für die SGR ebenfalls in einem buchungsbasierten System verwaltet werden können. Die Kreditpunktebuchhaltungen für den Leistungsausweis und für die SGR sind strikte voneinander getrennt. In jede Kreditpunktebuchhaltung wird separat gebucht. Es gibt keine "systemübergreifenden" Buchungssätze. Bei Geschäftsprozessen resp. Arbeitsschritten, welche Aktionen mit Kreditpunkten aus beiden Kontexten involvieren, wird doppelt gebucht: Einmal in die Leistungsausweis-Buchhaltung, einmal in die SGR-Buchhaltung. Die beiden Systeme sind komplett unabhängig voneinander. Buchungen in die Leisungsausweis-Buchhaltung haben niemals einen Einfluss auf die SGR-Buchhaltung und den darauf basierenden Komponenten (SGR-Snapshots, Reports etc.) und umgekehrt.
2	Laufende Erfassung von Buchungen	Im Gegensatz zu Evento, wo die Kreditpunkte für die SGR erst zum Stichtag evaluiert werden, sollen in daylight die Buchungen laufend vorgenommen werden. Dies soll zum Zeitpunkt des Arbeitsschrittes geschehen, welcher für die Buchung "verantwortlich" ist. Anmeldung, Abmeldung, Ummeldung, Löschen So sollen z.B. die eingeschriebenen Kreditpunkte gebucht werden, wenn die Studierenden zu Semesterbeginn definitiv auf die Lerneinheiten angemeldet werden, die Differenzbuchungen zum Zeitpunkt der Exmatrikulation etc.
3	Manuelle Buchung durch Benutzer	Es ist grundsätzlich und mit den entsprechenden Berechtigungen möglich, Buchungen jeglicher Ausprägung manuell zu erstellen, zu bearbeiten und zu löschen.
4	Buchungsgeneratoren	Ergänzend zur manuellen Buchung von SGR-relevanten Kreditpunkten sollen Buchungsgeneratoren dort zum Einsatz kommen, wo viele, gleichartige Buchungen nach einer klar definierbaren Logik generiert werden müssen. Von Generatoren erstellten Buchungen sind nachträglich durch den Benutzer editierbar/löschbar. Die Fixierung erfolgt der Buchungen erfolgt manuell durch den Benutzer (siehe nächster Abschnitt). Die Generatoren sind möglichst "intelligent" zu implementieren. So ist es z.B. vorteilhaft, wenn sie im gleichen Kontext mehrmals ausgeführt werden können. Dies ermöglicht ein iteratives Bereinigen von Daten und/oder ein zeitlich versetztes Ausführen. Spezifikation der Buchungsgeneratoren
5	Fixierung	Kreditpunktebuchungen können durch den Benutzer fixiert werden. Fixierte Buchungen sind "read only" und können im UI nicht mehr editiert oder gelöscht werden. Fixierte Buchungen können "unfixiert" und erneut bearbeitet werden. Dies erfordert jedoch ein Spezialrecht. Es ist möglich, Buchungen in der Masse zu fixieren.
6	Status	Benötigen Kreditpunktebuchungen einen Statusplan oder ist die Fixierung ausreichend?
7	Change Tracking	Kreditpunktebuchungen besitzen die daylight-Standardfelder "Erstellt", "Erstellt von", "Zuletzt geändert", "Zuletzt geändert von". Benötigen wir eine Änderungshistorie? Soll das Mutationsjournal für diese Entität aktiviert werden?
8	Stornierung	Kreditpunktebuchungen können storniert werden. Es kann ein Grund für die Stornierung angegeben werden (Freitext).
9	Abrechnungsperioden	Verwaltung von Abrechnungsperioden (Stichtagen) in Form von Stammdaten. Einer Kreditpunktebuchung muss eine Abrechnungsperiode zugewiesen werden können (zwingend). Abrechnungsperioden können fixiert werden. Für fixierte Abrechnungsperioden können keine Buchungen mehr erstellt werden. SGR-Snapshots einmal jährlich generieren oder halbjährlich? Bisher wurde halbjährlich, jedoch den Kantonen nur jährlich gemeldet, korrekt? Ist das halbjährliche neu noch notwendig?
10	Abrechnungslimiten	Verwaltung von Abrechnungslimiten in Form von Stammdaten. Einer Kreditpunktebuchung muss eine Abrechnungslimite zugewiesen werden können (zwingend).
11	Reguläre Buchungen für eingeschriebene Kredits	Buchungen für an der Heimschule eingeschriebene und somit abrechnungswirksame Kreditpunkte. Müssen als solche erkennbar sein in der Buchhaltung. Einzelbuchungen müssen, wann immer möglich, mit der Anmeldung auf die Lerneinheit, welcher die Kredits zugeordnet sind, verbunden werden (optional). Referenzierte Anmeldungen sollten nicht mehr gelöscht werden können. Alternativ soll es soll es möglich, Sammelbuchungen für eingeschriebene Kreditpunkte zu erfassen. Beispiel: Total aller eingeschriebene Kredits im FS 2019 für Studi X, Kanton Y und Abrechnungslimite Z für Abrechnungsperiode "Apr. 2019".	Auswahlfeld "Typ", Ausprägung "Standard".
12	Differenzbuchungen	Abrechnungswirksame Auf-/Abrundungsbuchungen. Müssen als solche erkennbar sein in der Buchhaltung.	Auswahlfeld "Typ", Ausprägung "Differenzbuchung".
13	Korrekturbuchungen	Abrechnungsunwirksame Buchungen, z.B. die ECTS von Übernahmeverträgen, welche bereits von der Vorgängerschule abgerechnet wurden. Unterscheidung aus Vorleistung oder int. Korrektur => siehe Exmatrikulationsbescheinigung Müssen als solche erkennbar sein in der Buchhaltung.	Auswahlfeld "Typ", Ausprägung "Korrekturbuchung".
14	Buchungen für Kreditpunkte aus Vorleistungen/Fremdleistungen	Kreditpunkte aus Vorleistungen müssen als solche erkennbar sein in der Buchhaltung. Kreditpunkte aus Fremdleistungen müssen als solche erkennbar sein in der Buchhaltung.	Auswahlfeld "Art der Leistung" mit den Ausprägungen "Standard", "Vorleistung", "Fremdleistung".

SGR-Snapshots

Nr	Anforderung	Beschreibung / Bemerkung	Umsetzung in daylight
1	Verwaltung von SGR-Snapshots	Die für die Kantonslisten und Ertragsrechnung aufbereiteten Daten sollen in Form von Schulgeldrechnungs-Snapshots persistent abgespeichert werden. Konsequente Trennung von Datenaufbereitungslogik und Formatierung-/Darstellungslogik für die Kantonslisten- und Ertragsrechnungsdokumente. Die Datenstruktur wird für die Berichte Kantonsliste und Ertragsrechnung optimiert. Zusätzliche Optimierung der Datenstrukturen für historische Auswertungen.	Implementierung der Datenstrukturen analog Evento SGR.
2	Stammdatenverwaltung für SGR-Snapshots	Die Erstellung der Kantonslisten und die Ertragsrechnung erfordert Stammdaten. Diese Stammdaten sind persistent zu speichern und mittels einer grafischen Oberfläche den Benutzern zur Verwaltung zugänglich zu machen. Die persistente Speicherung von SGR-spezifischen Stammdaten ist möglich pro Teilschule , pro Region, pro Studiengang und pro Region/Studiengang-Kombination. Folgende Stammdaten-Felder werden bereit gestellt: Vereinbarung, Verrechnungspauschale, KontoSoll, KontoHaben und Ktr.	Implementierung der Datenstrukturen analog Evento SGR.
3	SGR-Snapshot Generierungslogik	Ein SGR-Snapshot kann aus daylight heraus für ein spezifisches Stichdatum erstellt werden. Die Datenbasis eines SGR-Snapshots sind die Buchungen der SGR-Kreditpunktebuchhaltung mit gleichem Stichdatum (resp. Abrechungsperiode). Der Algorithmus der Snapshot-Generierung sucht sich für eine Region/Studiengang-Kombination den jeweils „spezifischsten“ Stammdatensatz heraus.	Andere Datenbasis als Evento SGR. Ansonsten Umsetzung analog Evento SGR.
4	Message-System für die Generierungslogik	Es wird ein Message-System für auftretende Fehler bei der Generierungslogik implementiert.
5	Snapshot-Log	In einem Log wird festgehalten, ob und wann SGR-Snapshots erfolgreich durchgeführt worden sind ebenso wieviele Studierenden-Datensätze verarbeitet worden sind. Der Inhalt des Logs kann aus daylight betrachtet werden (Bericht)
6	Fixierung von Snapshots	Existierende SGR-Snapshots eines bestimmten Stichdatums können vor Überschreiben (durch das Erstellen eines neuen SGR-Snapshots) und vor Veränderungen geschützt werden. Damit wird sichergestellt, dass an die Kantone gemeldete SGR-Daten durch den Benutzer nicht mehr verändert werden können.
7	Snapshot-Versionierung	Es können mehrere Versionen eines SGR-Snapshots mit gleichem Stichdatum erstellt und abgelegt werden.
8	Snapshot-Versionsvergleich (gleiche Abrechnungsperiode)	SGR-Snapshots können miteinander verglichen und die Differenzen in einer Änderungsliste (Bericht) dargestellt werden. Es können sowohl Snapshot-Versionen des gleichen Stichdatums als auch Snapshots unterschiedlicher Stichtage miteinander verglichen werden. Dies ermöglicht eine gezielte Datenkontrolle, d.h. die SGR-Snapshotdaten müssen nicht zum wiederholten Mal gesamthaft kontrolliert werden.
9	Werkzeuge zur Datenkontrolle	ECTS-Summenkontrolle zwischen errechnete PersonenCredits mit Summen auf Kanton/StJg-Ebene Quercheck aktuelle Berechnung der Credits pro Person und Abrechnungslimite mit Vorgängerdaten im SGR-Snapshot (letzter gespeicherter Stichtag)

Verwaltung Kreditpunkte aus paralleler und sequentieller Mobilität / Abrechnungsblatt Exmatrikulation

	Anforderung	Beschreibung / Bemerkung
1	Kreditpunkte aus Vorleistungen im Leistungsausweis-Kontext	Verwaltung in der Kreditpunktebuchhaltung für den Leistungsausweis.
2	Kreditpunkte aus Fremdleistungen im Leistungsausweis-Kontext	Verwaltung in der Kreditpunktebuchhaltung für den Leistungsausweis.
3	Kreditpunkte aus Vorleistungen im SGR-Kontext	Verwaltung in der Kreditpunktebuchhaltung für die SGR.
4	Kreditpunkte aus Fremdleistungen im SGR-Kontext	Verwaltung in der Kreditpunktebuchhaltung für die SGR.
5	Kreditpunkte relevant für Abrechnungsblatt Exmatrikulation	Werden in der Kreditpunktebuchhaltung für die SGR verwaltet.

Berichte

Nr	Name	Vorlage	Beschreibung / Bemerkung	Umsetzung in daylight
1	SGR-Kantonsliste (alias Kantonsrechnung Studierende)
2	SGR-Rechnungsbeilage (alias Kantonsrechnung Beilage, alias Ertragsrechnung)
3	SGR-Studiliste
4	SGR-Snapshot-Versionsvergleich
5	SGR-Log
6	Abrechnungsblatt Exmatrikulation (alias Exmatrikulationsbescheinigung)

Datenübernahme & initialer Datenbestand für Stichtag Apr. 2019

Nr	Daten	Beschreibung / Bemerkung	Datenherkunft	Administration in daylight
1	Kreditpunkte-Saldi des letzten Stichtages (ECTS bisher)	Die am letzten Stichtag (Okt. 2018) den Kantonen gemeldeten Kreditpunkte-Saldi. Diese gelten pro Student, Kanton und Abrechnungslimite. Diese Saldi sind die neuen "ECTS bisher" für den Stichtag Apr. 2019.	Ab Kantonsrechnungs-Excel?	Der letzte Stichtag (Okt. 2018) wird als Abrechnungsperiode erfasst und die Saldi werden als Differenzbuchungen oder Korrekturbuchungen darauf gebucht.
2	Eingeschriebene Kredits HS 2018 - Nachzügler		Aus daylight?
3	Eingeschriebene Kredits FS 2019		Bsc: Aus daylight Ma:	Kreditpunktebuchungen für Ma: Mit welchen Anmeldungen verbunden?
4	Differenzbuchungen seit letztem Stichtag	Aufrundungsbuchungen für Exmatrikulierte Abrundungsbuchungen
5	Korrekturbuchungen seit letztem Stichtag	Startbuchungen aus Übernahmeverträgen (bei Neu-Immatrikulierten)

Dokumente

	File	Modified

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Links

https://doc.daylight.software/x/uAXNAg

PHSZ-Systemdoku: Kreditpunkteverwaltung & Schulgeldrechnung (SGR)