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Alle Schaltflächen in der Duplikateprüfung haben ausführliche ToolTip-Texte. Um diese anzusehen fahren Sie mit dem Mauszeiger auf eine Schaltfläche und warten ohne zu klicken bis eine Textbox erscheint.
Die Duplikateprüfung dient dazu Duplikate zu identifizieren und zusammenzuführen. Das Korrigieren und Löschen einzelner Elemente (z.B. Mailadresse, Telefonnummer) ist bewusst nicht Funktionalität der Duplikateprüfung und muss im bekannten Personendialog gemacht werden.
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Hauptbild -> Adressen -> Duplikateprüfung Personen
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- Grundsätzlich werden die Duplikat-Daten im Hintergrund laufend aktualisiert. Falls der Verdacht besteht dass dies nicht geschehen ist kann über diese Funktion bewusst das Datenset neu berechnet werden. Dieser Vorgang ist sehr zeitintensiv. Wie lange die Berechnung dauert hängt von der Anzahl Daten ab, sie sollten aber von ca. 30 Minuten ausgehen. Deshalb empfiehlt es sich diese Funktion in einer längeren Pause oder über Nacht laufen zu lassen.
Nach der Berechnung aktualisieren Sie die Auflistung über die danebenliegende Schaltfläche. - In diesem Bereich befinden sich spezielle Optionen für die Personensuche. Sollen nur Personen angezeigt werden welche z.B. die gleiche Mailadresse doppelt erfasst haben, so kann "Nur Eigen-Duplikate" aktiviert werden.
- In diesem Bereich werden die Kriterien definiert nach welchen nach Duplikaten gesucht werden soll.
- Die Stecknadel hilft um Duplikate, welche mit der bestehenden Logik nicht erfasst werden können, zusammenzuführen. Dies wird anschliessend in einem Beispiel erklärt.Sie sehen in den "Verdächtigen Personen" zwei Einträge welche Sie als Duplikate identifizieren, die Duplikateprüfung erkennt diese jedoch nicht. Nun können mit Hilfe dieser Stecknadel die Duplikate dennoch zusammengeführt werden.
Erweiterter Modus - Beispiel
Wir haben im vorhergehenden Beispiel zum einfachen Modus zwei Personen zusammengeführt. Wie dort schon erwähnt werden die Elemente zusammengefügt und sind nun zum Teil doppelt. Um diese und auch andere Personen mit dieser Problematik zu finden kann die erweiterte Duplikateprüfung benutz werden.
Ich möchte nun gezielt nach Personen suchen, welche eine Mailadresse doppelt eingetragen haben.
Häufig gibt es mehrere Personen welche die selbe Mailadresse haben, zum Beispiel die info-Adresse Ihrer Firma. Diese möchte ich explizit nicht. Aus diesem Grund benutze ich folgende Einstellung im erweiterten Modus:
- Durch die Option "Nur Eigen-Duplikate" werden nur Personen angezeigt welche in sich ein Duplikat haben, wie z.B. doppelte Mailadresse, doppelte Telefonnummer oder ähnliches.
- Nur die Option "Email-Adresse" ist aktiviert, da nur die Personen gesucht werden sollen mit doppelter Mailadresse.
Herr Muster wird nun als Resultat mit der doppelten Mailadresse angezeigt. Zum Löschen der doppelt vorhandenen Mailadresse muss nun auf die Person gewechselt werden. Dies kann über den Pfeil neben der Quell- oder Zielperson gemacht werden:
