Generelle Informationen
Mit der Sammelrechnung ist es möglich, mehrere Rechnungen an einen Rechnungsempfänger zu einer Rechnung zusammenzufassen.
Die Rechnungen werden nachträglich mit Hilfe eines Assistensten zusammengeführt. Es müssen also wie bisher immer erst Einzelrechnungen erstellt werden, erst im Anschluss können diese zusammengeführt werden.
Voraussetzungen
Damit ein Zusammenzug erfolgen kann, müssen die Inhalte der folgenden Felder ZWINGEND bei allen Rechnungen identisch sein
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- Die Rechnung muss editierbar sein.
- Die ESR-Felder müssen leer sein
Navigation
Es gibt zwei Wege um Rechnungen zusammenzuführen.
Definierter Kontext
Wenn man genau weiss, welche Rechnungen zusammengeführt werden sollen, so können diese im Rechnungsregister selektiert werden. Anschliessend erreicht man über den Button "Sammelrechnungen" im Ribbon den Sammelrechnungsdialog:
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Der Rechnungsdialog, in welchem man die einzelnen Rechnungen selektiert hatte wird dabei geschlossen.
Globaler Kontext
Wenn man keine definierten Rechnungen zusammenführen möchte sondern alle zusammenführbaren Rechnungen sehen möchte, so kann jederzeit überall aus daylight der selbe Button bedient werden und man erreicht den Sammelrechnungsdialog.
Sammelrechnungsdialog
egal in welchem Kontext der Dialog aufgerufen wird, die Darstellung ist immer die selbe.
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- im oberen Bereich werden alle Kandidaten angezeigt, für welche Sammelrechnungen erstellt werden können. Im Registernamen ist ersichtlich, in welchem Kontext der Dialog gestartet wurde. Über das grosse + und - werden Kandidaten selektiert und deselektiert.
- Falls es viele Kandidaten gibt hilft diese Suchleiste, den gewünschten zu finden.
- Es wird eine Liste aller Kandidaten angezeigt. Es handelt sich hier also um Rechnungsempfänger für welche es mehrere Rechnungen gibt welche alle Voraussetzungen einer Zusammenführung erfüllen. Hier können mehrere verschiedene Kandidaten angezeigt werden. im unteren Bereich werden jeweils die Rechnungen des aktuell angewählten Kandidaten angezeigt.
- Im unteren Bereich werden alle Rechnungen des angewählten Kandidaten angezeigt, welche zusammengeführt werden können. Über die Symbole können die Rechnungen selektiert bzw. deselektiert werden. Aussedem kann die Zielrechnung geändert und eine Rechnung geöffnet werden.
- Alle Rechnungen, welche für den gewählten Kandidaten zusammengeführt werden sollen müssen selektiert sein. Eine Rechnung muss als Ziel (Master)bestimmt werden. Diese Rechnung bleibt bestehen und wird mit den Belegen und Buchungen der anderen Rechnung erweitert.
- Werden neue Rechnungen erstellt oder bestehende bearbeitet während der Dialog geöffnet ist kann über Aktualisieren die Ansicht aktualisiert werden (nur im globalen Kontext).
Der Knopf "Sammelrechnungen generieren" führt dann die Rechnung effektiv zusammen.
Zusammenführung
Die Rechnungen werden automatisch zusammengeführt. Die als "Ziel" markierte Rechnung bleibt bestehen und wird mit den Belegen und Buchungen der anderen Rechnungen erweitert. Die nicht mehr benötigten Rechnungen werden gelöscht.
Bericht
Auf der Sammelrechnung sind mehr Informationen pro Buchung nötig (Anlass, Person etc.) als bei EInzelrechnungen. Aus diesem Grund kann der bisherige Rechnungsbericht womöglich nicht für Sammelrechnungen benützt werden. Es ist möglich kundenspezifisch für die Sammelrechnung einen eigenen Report zu erstellen.