Solange das in Bearbeitung ist wird es noch nicht freigeschalten
Es gibt unter dem Überbegriff "Aktivitäten" zwei verschiedene Anwendungen. Einerseits die Aufgaben, andererseits die Protokolleinträge.
Aufgaben sind dazu da einem Benutzer einen Auftrag zuzuweisen. Dies kann z.B. das Abklären eines Raumes für einen Anlass, oder auch das Ändern der Tischordnung für einen Raum sein. Aufgaben können auf den meisten daylight-Objekten über die Funktion "Aufgabe für dieses Objekt generieren" erstellt werden.
Mit Protokolleinträgen kann z.B. der Druck eines Berichtes oder auch ein Telefongespräch protokolliert werden.
Die Navigationseinträge für die Ansicht und Bearbeitung der Aufgaben finden sich unter "CRM & Mitgliedschaften":
Unter dem Menupunkt "Alle Aktivitäten" werden alle Aufgaben und Protokolleinträge angezeigt.
Aufgaben
Aufgaben erfassen
Frau Anita Gruber geht in die Ferien und erstellt für ihren Kollegen Hans Muster eine Aufgabe. Dieser soll während Ihrer Abwesenheit für einen Anlass die Verfügbarkeit des externen Seminarraumes "Rigiblick" abklären.
Frau Gruber ist eingeloggt in daylight, der Anlass wird gewählt und die Funktion "Aufgabe für dieses Objekt generieren" ausgeführt
- Die eingeloggte Person, also jene welche die Aufgabe erfasst
- Die Person, welche die Aufgabe ausführen soll
- Das Datum, an welchem die Aufgabe erstellt wurde
- Das Datum, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll
- Status der Aufgabe (Aktiv, In Bearbeitung, Abgeschlossen, Inaktiv)
- Wichtigkeit der Aufgabe (Niedrig, Mittel, Hoch)
- Zusammenfassung ist der Titel der Aufgabe
- genaue Beschreibung der Aufgabe
- Das Objekt, auf welches sich die Aufgabe bezieht
Menupunkt Meine Aufgaben
Hier sieht die eingeloggte Person alle Aufgaben, bei welchen Sie als Bearbeiter eingetragen ist.
Menupunkt Meine offenen Aufgaben
Es werden alle Aufgaben der eingeloggten Person angezeigt welche den Status "Aktiv" oder "In Bearbeitung" haben.
Menupunkt Alle Aufgaben
Es werden alle Aufgaben, unabhängig von der eingeloggten Person angezeigt
Aufgabe bearbeiten
Wird eine Aufgabe angewählt kann der Status geändert werden. Wird eine Aufgabe geöffnet ist es möglich Aktivitätskommentare zu erfassen. Diese können Zwischenschritte in der Abwicklung der Aufgabe enthalten, z.B. die Info, dass Herr Muster beim Seminarzentrum angefragt hat und auf Antwort wartet:
Protokolleinträge
Protokolleinträge können entweder manuell erfasst werden oder sie werden automatisch erstellt beim Druck von Berichten
Protokolleintrag manuell erfassen
Hierzu kann ein beliebiges Objekt gewählt werden, wozu etwas protokolliert werden soll.
Z.B. kann ein Gespräch Protokolliert werden mit einem Dozenten
- Art des Protokolls
- Datum/Zeit der Erstellung
- Person, welche den Eintrag erstellt
- Kommunikationsrichtung (Eingehend oder Ausgehend, z.B. auch für Telefongespräche)
- Titel des Protokolls
- Beschreibung des Protokolls
- Objekt, für welches der Protokolleintrag erstellt wurde
- Status des Protokolleintrages
Protokolleintrag für gedruckten Bericht
Es gibt die Möglichkeit den Druck von Berichten protokollieren zu lassen. In diesem Fall wird ein PDF oder ein eml (Mailformat) des Berichtes im DMS abgelegt und via Protokolleintrag mit dem Kontextobjekt des Berichtes verknüpft.
Die Protokollierung für Berichte kann in den Stammdaten aktiviert werden:
- Die Aktivitätsprotokollierung wird für das ganze daylight und somit auch für alle Benutzer aktiviert
- Wird manuell ein Mail erstellt in daylight über den Mail Composer kann hier eingestellt werden, ob die Aktivitätsprotokollierung per Default aktiv ist oder nicht.
In der ReportVerwaltung kann ausserdem pro Bericht gesteuert werden, ob dieser Protokolliert werden soll oder nicht. So können Berichte, welche nie protokolliert werden sollen (das könnten z.B. Teilnehmerlisten sein) von der Protokollierung ausgeschlossen werden.
Wird nun ein Bericht aus daylight gedruckt erscheint die Frage, ob man den Druck protokollieren möchte:
Bei einer positiven Antwort wird der Protokolleintrag auf der Anmeldung von welcher aus der Bericht gedruckt wurde gespeichert und kann über die Kontextnavigation aufgerufen werden
Auf dem Protokolleintrag ist nun der Bericht als PDF abgelegt. Die PDF werden immer im DMS abgelegt im Ordner "Aktivitätsprotokollierung" in einer Ordnerstruktur nach dem Schema Jahr - Monat - Tag
Durch einen Doppelklick auf das PDF kann es erneut geöffnet werden. Diese Protokollierung eignet sich insbesondere auch für den Druck von Rechnungen.
Menupunkt Alle Protokolleinträge
Hier werden alle in daylight erfassten Protokolleinträge angezeigt