Aktivitäten: Aufgaben und Protokolleinträge

Es gibt unter dem Überbegriff "Aktivitäten" zwei verschiedene Anwendungen. Einerseits die Aufgaben, andererseits die Protokolleinträge.

Aufgaben sind dazu da einem Benutzer einen Auftrag zuzuweisen. Dies kann z.B. das Abklären eines Raumes für einen Anlass, oder auch das Ändern der Tischordnung für einen Raum sein. Aufgaben können auf den meisten daylight-Objekten über die Funktion "Aufgabe für dieses Objekt generieren" erstellt werden. 

Mit Protokolleinträgen kann z.B. der Druck eines Berichtes oder auch ein Telefongespräch protokolliert werden.

Die Navigationseinträge für die Ansicht und Bearbeitung der Aufgaben finden sich nebst dem Dashboard unter "CRM & Mitgliedschaften":

Unter dem Menupunkt "Alle Aktivitäten" werden alle Aufgaben und Protokolleinträge angezeigt.

Aufgaben

Aufgaben erfassen

Frau Anita Gruber geht in die Ferien und erstellt für ihren Kollegen Hans Muster eine Aufgabe. Dieser soll während Ihrer Abwesenheit für einen Anlass die Verfügbarkeit des externen Seminarraumes "Rigiblick" abklären.

• Die eingeloggte Person, also jene welche die Aufgabe erfasst
• Die Person, welche die Aufgabe ausführen soll
• Das Datum, an welchem die Aufgabe erstellt wurde
• Das Datum, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll
• Status der Aufgabe (Aktiv, In Bearbeitung, Abgeschlossen, Inaktiv)
• Wichtigkeit der Aufgabe (Niedrig, Mittel, Hoch)
• Zusammenfassung ist der Titel der Aufgabe
• genaue Beschreibung der Aufgabe
• Das Objekt, auf welches sich die Aufgabe bezieht

Menupunkt Meine Aufgaben

Hier sieht die eingeloggte Person alle Aufgaben, bei welchen Sie als Bearbeiter eingetragen ist.

Menupunkt Meine offenen Aufgaben

Es werden alle Aufgaben der eingeloggten Person angezeigt welche den Status "Aktiv" oder "In Bearbeitung" haben.

Menupunkt Alle Aufgaben

Es werden alle Aufgaben, unabhängig von der eingeloggten Person angezeigt

Aufgabe bearbeiten

Wird eine Aufgabe angewählt kann der Status geändert werden. Wird eine Aufgabe geöffnet ist es möglich Aktivitätskommentare zu erfassen. Diese können Zwischenschritte in der Abwicklung der Aufgabe enthalten, z.B. die Info, dass Herr Muster beim Seminarzentrum angefragt hat und auf Antwort wartet:

Protokolleinträge

Protokolleinträge können entweder manuell erfasst werden oder sie werden automatisch erstellt beim Druck von Berichten

Protokolleintrag manuell erfassen

Hierzu kann ein beliebiges Objekt gewählt werden, wozu etwas protokolliert werden soll.

1. Objekt auswählen (Anlass, Person, Ressource etc.)
2. Funktion ausführen
3. Typ des Protokolleintrags wählen

Z.B. kann ein Gespräch Protokolliert werden mit einem Dozenten

1. Eingabe des Protokolleintrags

• Art des Protokolls
• Datum/Zeit der Erstellung
• Person, welche den Eintrag erstellt
• Kommunikationsrichtung (Eingehend oder Ausgehend, z.B. auch für Telefongespräche)
• Titel des Protokolls
• Beschreibung des Protokolls
• Objekt, für welches der Protokolleintrag erstellt wurde
• Status des Protokolleintrages

2. Speichern

3. ggf. via Workflow inaktivieren

Protokolleintrag für gedruckten Bericht

Es gibt die Möglichkeit den Druck von Berichten protokollieren zu lassen. In diesem Fall wird ein PDF oder ein eml (Mailformat) des Berichtes im DMS abgelegt und via Protokolleintrag mit dem Kontextobjekt des Berichtes verknüpft.

Die Protokollierung für Berichte kann in den Stammdaten aktiviert werden:

1. Navigation zu den Systemeinstellungen
2. Die Aktivitätsprotokollierung wird für das ganze daylight und somit auch für alle Benutzer aktiviert
3. Wird manuell ein Mail erstellt in daylight über den Mail Composer kann hier eingestellt werden, ob die Aktivitätsprotokollierung per Default aktiv ist oder nicht.

In der ReportVerwaltung kann ausserdem pro Bericht gesteuert werden, ob dieser Protokolliert werden soll oder nicht. So können Berichte, welche nie protokolliert werden sollen (das könnten z.B. Teilnehmerlisten sein) von der Protokollierung ausgeschlossen werden.

Wird nun ein Bericht aus daylight gedruckt erscheint die Frage, ob man den Druck protokollieren möchte:

Bei einer positiven Antwort wird der Protokolleintrag auf der Anmeldung von welcher aus der Bericht gedruckt wurde gespeichert und kann über die Kontextnavigation aufgerufen werden:

Oder direkt auf dem betroffenen Objekt:

Auf dem Protokolleintrag ist nun der Bericht als PDF abgelegt. Die PDF werden immer im DMS abgelegt im Ordner "Aktivitätsprotokollierung" in einer Ordnerstruktur nach dem Schema Jahr - Monat - Tag

Durch einen Doppelklick auf das PDF kann es erneut geöffnet werden. Diese Protokollierung eignet sich insbesondere auch für den Druck von Rechnungen.

Menupunkt Alle Protokolleinträge

Hier werden alle in daylight erfassten Protokolleinträge angezeigt