Dokumentenmanagement (DMS)

Integriertes Dokumentenmanagementsystem

daylight ermöglicht die Bewirtschaftung von Dokumenten. Darin inkludiert ist die einfache Verwaltung von Dokumenten, Bilder etc. auf Basis einer einfachen Verzeichnisstruktur sowie die Ablage automatisierter Druckausgaben und Entwürfe. So können bspw. generierte Druckausgaben wie E-Mails oder Serienbriefe automatisch protokolliert werden. Die verwalteteten Dokumente können zudem manuell oder automatisiert auf die Objekte wie Personen, Anlässe etc. verknüpft werden. Das folgende Kapitel behandelt die Erstellung von Verzeichnissen und den Up- und Download der Dokumente nach daylight.

Aufruf

Das DMS wird über den Ribbon in daylight aufgerufen

es öffnet sich in einem neuen Tab

Bedienung

Fokus auf dem root Ordner "Daylight Repository"

Es stehen folgende Funktionalitäten auf dem root Ordner "Daylight Repository" zur Verfügung

a. Aktualisieren der Ansicht

b. Erstellen eines neuen Ordners

c. Import einer Datei oder eines gesamten Ordners

d. Anzeige aller Ordner und Dateien unterhalb des root Ordners

Fokus auf einem Unterordner

Umbenennen des Ordners zusätzlich möglich

Löschen des Ordners zusätzlich möglich

Fokus auf einer Datei

Detail - Allgemein

Im tab Allgemein kann der Name des Dokuments geändert werden. Ausserdem sind einige zusätzliche Informationen zur Datei verfügbar.

Im Feld "Automatisch löschen am" kann ein Datum eingetragen werden. Ist ein entsprechender daylight-Job konfiguriert und aktiviert wird die Datei am eingetragenen Datum automatisch aus dem System gelöscht.

Detail - Datei

Es stehen folgende Funktionalitäten zur Verfügung

a. Öffnen der Datei durch Doppelklick oder klick auf die Schaltfläche "Datei öffnen..."

b. Mit der hier gezeigten Einstellung kann die Datei ersetzt werden. Der Dateiname wird dabei von der neuen Datei übernommen. Wird also eine neue Datei "Monroe.jpg" hier hingezogen wird die bestehende Datei "Einstein.jpg" ersetzt.
    Wird der Haken "Namen beibehalten beim Ersetzen der Datei" aktiviert, so wird die Datei ersetzt. der bisherige Name aber beibehalten.
    Wird "Neue Dokumentenversion erstellen" gewählt, so wird eine neue Version des Dokumentes angelegt. Das bedeutet, dass die bisherige Version erhalten bleibt. Im Register "Versionen" sind die Details dazu ersichtlich.
    Beim Erstellen einer neuen Version wird der Name immer beibehalten.

Detail - Verknüpfungen

Hier sind alle Verknüpfungen ersichtlich welche zwischen dieser Datei und einem anderen Objekt in daylight bestehen. Durch einen Doppelklick auf das verknüpfte Objekt wird dieses in einem separaten Tab geöffnet. Auf dem Objekt ist die Verknüpfung zur Datei unter "zugewiesene Dokumente" sichtbar:

Detail - Stichworte

Im Register Stichworte sind alle der Datei zugewiesenen Stichworte sichtbar.
Um ein neues Stichwort zuzuweisen muss es aus dem Panel "Stichworte" via Drag und Drop in dieses Fenster gezogen werden.
Ein zugewiesenes Stichwort kann über Rechtsklick - Entfernen oder die Schaltfläche "Stichwort entfernen" im Ribbon entfernt werden.

Detail - Versionen

Hier gibt es eine Übersicht über die verschiedenen Dateiversionen. Durch Doppelklick kann die jeweilige Version geöffnet werden. Über den Ribbon kann eine Version gelöscht werden.