Duplikateprüfung Personen

Generelle Informationen

Die Duplikateprüfung beinhaltet komplexe Abläufe und vielerlei Möglichkeiten. Dies Dokumentation erklärt an zwei Beispielen gängige Fälle. Sie ist jedoch nicht abschliessend.

Die Duplikateprüfung Personen hat zwei verschiedene Modi. Die allermeisten Fälle können über den einfachen Modus gelöst werden. Es gibt jedoch Konstellationen, wo zusätzliche Funktionen nötig sind. Dafür kann der erweiterte Modus aktiviert werden.

Alle Schaltflächen in der Duplikateprüfung haben ausführliche ToolTip-Texte. Um diese anzusehen fahren Sie mit dem Mauszeiger auf eine Schaltfläche und warten ohne zu klicken bis eine Textbox erscheint.

Die Duplikateprüfung dient dazu Duplikate zu identifizieren und zusammenzuführen. Das Korrigieren und Löschen einzelner Elemente (z.B. Mailadresse, Telefonnummer) ist bewusst nicht Funktionalität der Duplikateprüfung und muss im bekannten Personendialog gemacht werden.

Navigation

Hauptbild -> Adressen -> Duplikateprüfung Personen

Durch Klick auf "Erweitert" kann der erweiterte Modus aktiviert werden.

Einfacher Modus - Ausführung

Die wichtigsten Schritte um Personen zusammenzuführen werden hier kurz beschrieben

1. Hier werden alle Personen angezeigt, welche womöglich Duplikate sind
2. Hier werden die Elemente der Person angezeigt, welche auch bei einer anderen Person vorkommen
3. Hier werden Quell- und Zielperson aufgelistet, welche für eine Zusammenführung vorgeschlagen werden. Bei einer Zusammenführung wird die Quellperson gelöscht
4. Dieser Knopf wechselt Quell- und Zielperson
5. Es wird empfohlen immer erst zu prüfen, bevor zwei Personen zusammengeführt werden. So können Probleme erkannt und behoben werden. Sobald die Prüfung abgeschlossen wird, wird ein Protokoll angezeigt.
6. Über diese Schaltfläche werden die Personen effektiv zusammengeführt. Sobald die Zusammenführung abgeschlossen wird, wird ein Protokoll angezeigt.

Einfacher Modus - Beispiel

Es existieren zwei Personen, welche Duplikate sind:

Dieser Hans Muster hat einen zweiten Vornamen eingetragen und zwei Anmeldungen.

Dieser Hans Muster hat keinen zweiten Vornamen, nur eine Anmeldung und eine Telefonnummer

In der Duplikateprüfung ist nun ersichtlich, dass die zwei aufgelisteten Hans Muster die Mailadresse, sowie den Nachnamen und die PLZ gemeinsam haben und deshalb zur Zusammenführung vorgeschlagen werden.

Gemäss diesem Vorschlag wird also die Person Hans Muster mit ID 7 gelöscht. Die Anmeldungen und Kommunikationselemente werden dabei auf die Zielperson übertragen.

Nun haben jedoch beide Personen eine Anmeldung auf den selben Anlass. Duch das Betätigen der Funktion "Prüfen" wird dieser Konflikte und die Lösungen dazu angezeigt:

Ist alles klar und in Ordnung können die Personen zusammengeführt werden.

Nach dem Zusammenführen gibt es die Person mit ID 7 nicht mehr.

Die Funktion führt alle Objekte zusammen, löscht jedoch keine Adressen, Mailadressen, Telefonnummern etc. Es ist deshalb wichtig dass die Zielperson nach der Zusammenführung noch bereinigt wird. In diesem Falle muss eine der Postadressen und eine der E-Mail-Adressen gelöscht werden.

Erweiterter Modus - Ausführung

Die zusätzlichen Funktionen zum einfachen Modus werden hier beschrieben

1. Grundsätzlich werden die Duplikat-Daten im Hintergrund laufend aktualisiert. Falls der Verdacht besteht dass dies nicht geschehen ist kann über diese Funktion bewusst das Datenset neu berechnet werden. Dieser Vorgang ist sehr zeitintensiv. Wie lange die Berechnung dauert hängt von der Anzahl Daten ab, sie sollten aber von ca. 30 Minuten ausgehen. Deshalb empfiehlt es sich diese Funktion in einer längeren Pause oder über Nacht laufen zu lassen.
   Nach der Berechnung aktualisieren Sie die Auflistung über die danebenliegende Schaltfläche.
2. In diesem Bereich befinden sich spezielle Optionen für die Personensuche.
3. In diesem Bereich werden die Kriterien definiert nach welchen nach Duplikaten gesucht werden soll.
4. Die Stecknadel hilft um Duplikate, welche mit der bestehenden Logik nicht erfasst werden, zusammenzuführen. Sie sehen in den "Verdächtigen Personen" zwei Einträge welche Sie als Duplikate identifizieren, die Duplikateprüfung erkennt diese jedoch nicht. Nun können mit Hilfe dieser Stecknadel die Duplikate dennoch zusammengeführt werden.

Erweiterter Modus - Beispiel

Im vorhergehenden Beispiel wurden im einfachen Modus zwei Personen zusammengeführt. Wie dort schon erwähnt werden die Elemente zusammengefügt und sind nun zum Teil doppelt. Um diese und auch andere Personen mit dieser Problematik zu finden kann die erweiterte Duplikateprüfung benutz werden.

Es soll gezielt nach Personen gesucht werden, welche eine Mailadresse doppelt eingetragen haben.

Häufig gibt es mehrere Personen welche die selbe Mailadresse haben, zum Beispiel die info-Adresse Ihrer Firma. Diese sollen explizit nicht bearbeitet werden. Aus diesem Grund sind folgende Einstellung im erweiterten Modus nötig:

1. Durch die Option "Nur Eigen-Duplikate" werden nur Personen angezeigt welche in sich ein Duplikat haben, wie z.B. doppelte Mailadresse, doppelte Telefonnummer oder ähnliches.
2. Nur die Option "Email-Adresse" ist aktiviert, da nur die Personen gesucht werden sollen mit doppelter Mailadresse.
3. Herr Muster wird nun als Resultat mit der doppelten Mailadresse angezeigt. Das Löschen der doppelt vorhandenen Mailadresse ist nur direkt auf der Person, nicht in der Duplikateprüfung möglich. Sie können über den Pfeil zur Person wechseln.