Informations générales

Dans ce registre vous pouvez gérer les inscriptions.

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Fenêtre principale -> Évènements -> Inscriptions

Créer une/des nouvelle(s) inscription(s)

Étapes à suivre :

1. Cliquez sur le registre « Inscriptions »
2. Sélectionnez les inscriptions à gérer
3. Modifiez les inscriptions : Complétez les informations fournies : Vous pouvez p.ex. modifier l'adresse de facturation si la personne possède plusieurs adresses et si elle modifie son adresse de facturation pour cette inscription. En passant par le mode de paiement, vous pouvez définir si cette inscription spécifique sera réglée en plusieurs fois. Saisissez les informations complémentaires concernant les personnes accompagnatrices où indiquez s'il s'agit ici d'un invité spécial. Pour les actions liées aux évènements, il est notamment possible de voir si le participant est le représentant d'une personne initialement invitée et de consulter les identifiants de connexions du participant (pertinents pour le web). Vous pouvez ensuite remplir les champs additionnels d'inscription.
4. Aller au registre de la définition des frais. Vérifiez les indications fournies et modifiez-les si nécessaire. Si cette zone est vide ou si vous avez paramétré la création de la définition des frais en mode manuel, vous avez la possibilité de les spécifier une nouvelle fois via la fonction Générer des frais d'inscription
5. Si vous souhaitez générer d'autres frais ou facturer d'autres articles relatifs à cette inscription, veuillez choisir la fonction correspondante
6. Choisissez les frais et cliquez sur OK
7. Sauvegardez les modifications
8. Poursuivez la gestion de l'inscription suivante, p.ex. via le flux de travail ou via la correspondance.
9. Attribuez d'éventuels documents. Allez au registre « Documents » (voir flèche 9), ouvrez le DMS (voir flèche 9b) et attribuez les documents à l'aide d'un glisser-déposer.

Fonctionnalités sur l'objet inscription

Informations générales

Cette procédure vous permet de facturer l'inscription.

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Fenêtre principale -> Évènements -> Inscriptions

Facturer les inscriptions

Étapes à suivre :

1. Cliquez sur le registre « Inscriptions »
2. Sélectionnez la/les inscription(s) à gérer, modifiez les inscriptions (à ce sujet, consultez également la page gestion des inscriptions)
3. Exécutez la fonction « Facturer les inscriptions »
4. Confirmez l'action à exécuter
5. Inscrivez la date de la facture. Il s'agit de la date qui apparaîtra sur la facture et elle figure de référence pour calculer la date d'échéance.

Informations générales

Cette manière de procéder vous permet de créer des frais qui servent de base pour le calcul de la facture.

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Fenêtre principale -> Évènements -> Inscriptions

Facturer les inscriptions

Étapes à suivre :

1. Cliquez sur le registre « Inscriptions »
2. Sélectionnez la/les inscription(s) à gérer, modifiez les inscriptions (à ce sujet, consultez également la page gestion des inscriptions)
3. Exécutez la fonction « Générer les frais des inscriptions »
4. Confirmez l'action à exécuter et vérifiez si les frais ont été définis

Informations générales

Cette manière de procéder vous permet d'intégrer l'adresse de contact d'une autre personne.

Navigation

Fenêtre principale -> Évènements -> Inscriptions

Facturer les inscriptions

Étapes à suivre :

1. Cliquez sur le registre « Inscriptions »
2. Sélectionnez la/les inscription(s) à gérer, modifiez les inscriptions (à ce sujet, consultez également la page gestion des inscriptions)
3. Exécutez la fonction « Destinataire de la facture »
4. Cliquez dans le champ indiqué par la flèche 4 pour faire apparaître le registre des personnes à gauche
5. Recherchez/sélectionnez la personne et glissez-déposez celle-ci dans le champ indiqué par la flèche 4
6. Exécutez la fonction
7. Confirmez l'action à exécuter

Informations générales

Ici vous pouvez modifier l'inscription d'un participant pour l'inscrire à un autre événement. Pour procéder à cette modification, il faut se rendre sur l'objet évènement, c'est à dire vous « amenez » la personne à inscrire vers d'autres cours.

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Fenêtre principale -> Évènements -> Événement -> Événement correspondant

Créer une nouvelle modification d'inscription

Étapes à suivre :

1. Cliquez sur le registre « Inscriptions »
2. Sélectionnez la/les inscription(s) à gérer, modifiez les inscriptions (à ce sujet, consultez également la page gestion des inscriptions)
3. Cliquez sur la fonction « Modifier l'inscription d'une personne »
4. Cliquez dans le champ indiqué par la flèche 4 pour faire apparaître le registre des évènements à gauche
5. Recherchez/sélectionnez le nouvel évènement et glissez-déposez celui-ci dans le champ à côté de la flèche 4
6. Exécutez la fonction
7. Confirmez l'action à exécuter pour modifier les inscriptions, celles-ci pourront désormais être modifiées dans le détail et de manière individuelle.

Informations générales

Les inscriptions offrent un nouveau concept qui augmente grandement la flexibilité. Il existe à présent la possibilité de travailler avec des délégués, c'est à dire qu'il est possible qu'une personne peut inscrire une autre personne. Par ailleurs, il est également possible d'inscrire plusieurs personnes via un formulaire d'inscription unique.

Exemple cours de danse

Une école de danse passe une annonce pour un nouveau cours intitulé « Tango pour débutants ». Il existe à présent 4 cas de figure pour les inscriptions

1. Martina Schlegel s'inscrit seule à ce cours
2. Babette Winiger inscrit son amie Angélique Dupont à ce cours
3. Susanne Pfister-Kohler s'inscrit avec son mari Andreas Pfister
4. Philipp Mahler inscrit ses parents Martina et Markus Mahler au cours

Le cours est saisi comme d'habitude en tant qu'événement.

Cas de figure 1 : Martina Schlegel s'inscrit seule à ce cours

Il s'agit d'un cas standard qui correspond à la plupart des inscriptions qui sont créées dans daylight. Tout fonctionne comme avant :

• Sélectionner l'événement
• Action : Inscrire des personnes
• Sélectionner la personne
• Terminer l'inscription

À présent, Madame Schlegel est inscrite et elle apparaît dans l'événement non seulement sous « Inscriptions non OK » mais également dans les délégués.

Le travail peut se poursuivre comme d'habitude. Cela ne requiert aucune action spéciale sur le délégué.
C'est à dire : dans le cas d'inscriptions personnelles et individuelles, le délégué équivaut à la personne inscrite.

Cas de figure 2 : Babette Winiger inscrit son amie Angélique Dupont à ce cours

Dans ce cas, Madame Winiger est la déléguée, donc la personne qui effectue l'inscription. Madame Dupont est la personne qui participe réellement au cours de danse.
À présent, la procédure suivante est nécessaire :

• sélectionner l'événement
• action : inscrire des personnes via un délégué
• sélectionner Madame Winger en tant que déléguée
• sélectionner Madame Dupont en tant que personne à inscrire
• terminer l'inscription

Madame Dupont est à présent inscrite et apparaît dans l'événement en dessous de « Inscriptions non OK » Madame Winger apparaît en tant que déléguée.

Cas de figure 3 : Susanne Pfister-Kohler s'inscrit avec son mari Andreas Pfister

Dans ce cas, Madame Pfister-Kohler est la déléguée, donc la personne qui effectue l'inscription. Son mari et elle sont simultanément les personnes qui participent réellement au cours de danse.
À présent, la procédure suivante est nécessaire :

• Sélectionner l'événement
• action : inscrire des personnes via un délégué
• sélectionner Madame Pfister-Kohler en tant que déléguée
• sélectionner Madame Pfister-Kohler et Monsieur Kohler en tant que personnes à inscrire
• terminer l'inscription

Madame Pfister-Kohler et son mari sont à présent inscrits et apparaissent dans l'événement en dessous de « Inscriptions non OK ». Madame Pfister-Kohler apparaît en tant que déléguée.

Cas de figure 4 : Philippe Mahler inscrit ses parents Martina et Markus Mahler au cours

Dans ce cas, Monsieur Philipp Mahler est le délégué, donc la personne qui effectue l'inscription. Il inscrit ses parents.
À présent, la procédure suivante est nécessaire :

• Sélectionner l'événement
• Action : Inscrire des personnes via un délégué
• Sélectionner Monsieur Philipp Mahler en tant que délégué
• Sélectionner ses parents en tant que personne à inscrire
• Terminer l'inscription

Madame et Monsieur Mahler sont à présent inscrits et apparaissent dans l'événement en dessous de « Inscriptions non OK ». Monsieur Philipp Mahler apparaît exclusivement en tant que délégué.

Autres vues

À présent, on voit sur chaque inscription la personne qui occupe le rôle du délégué :

On peut voir sur le délégué le nombre de personnes qui ont été inscrites par ce dernier.

Dans le registre « délégué » apparaissent l'ensemble des délégués d'une inscription.

Autres fonctions

Il existe d'autres fonctions qui permettent de faciliter le travail avec les délégués.

Sur l'inscription dans l'événement

• Modifier le délégué Cette fonction permet de modifier le délégué actuel
• Créer un/des délégué(s) Ici, il est possible de créer des délégués sans qu'il soit nécessaire de disposer d'une inscription

Sur le délégué dans l'événement

• Créer un/des délégué(s) Ici, il est possible de créer des délégués sans qu'il soit nécessaire de disposer d'une inscription

Conclusion

Les délégués ont permis d'élargir les possibilités des inscriptions. Néanmoins, ceux qui n'ont pas besoin de ces nouveautés peuvent maintenir leurs habitudes pour le traitement des inscriptions, les délégués seront attribués automatiquement.