Informations générales

daylight fait la distinction entre les produits et les événements. Un produit est le terme générique pour désigner un évènement, un cours, un congrès etc. Sur cet objet seront mis à jour l'ensemble des informations qui ne dépendent ni d'un lieu ni d'une date. Pour des raisons de commodité, le produit peut également être considéré comme étant le modèle de l'évènement.
L'exécution effective d'un évènement est gérée depuis l'objet « Événement ». L'événement peut dériver d'un produit mais ce n'est pas systématique. daylight offre donc essentiellement deux variantes pour la création d'événements :

1. L'événement depuis le produit
2. Création directe d'un événement

Navigation

Fenêtre principale -> Événements -> Événement -> Produit correspondant

Créer un nouvel événement depuis le produit

Étapes à suivre :

1. Cliquez sur la fonction « Créer un nouvel événement à partir du produit »
2. Confirmez l'action à exécuter. Vous passez directement à la fenêtre de l'événement qui vient d'être créé. L'ensemble des informations prédéfinies seront importées.

Créer un nouvel événement (sans lien avec le produit)

Étapes à suivre :

1. Cliquez sur produit
2. Saisissez les informations demandées.
3. Sauvegardez le produit.

Compléter l'événement

Après avoir saisi les informations essentielles, le produit doit être complété.

Étapes à suivre :

4. Complétez le produit : Saisissez des informations complémentaires de la publication qui seront visibles sur le web. S'il est certain qu'un évènement se réalisera, alors cochez la case « L'évènement aura lieu ». L'évènement sera annoté en conséquence sur le web.
5. Sauvegardez le produit :

Taguez l'événement resp. attribuez-lui des mots-clés

Étapes à suivre :

1. Cliquez sur l'onglet « Mots-clés » (icône de la clé)
2. Sélectionnez le mot-clé avec lequel vous souhaitez taguer l'événement. Ajoutez le mot-clé à l'événement à l'aide d'un glisser-déposer. Vous pourrez ensuite lancer une recherche à l'aide de ces mots-clés.

Attribuer un document à l'événement

Étapes à suivre :

1. Cliquez sur l'onglet « Documents » du produit (icône du document)
2. Cliquez sur l'onglet « Documents » du navigateur
3. Sélectionnez le document que vous souhaitez attribuer à l'événement. Ajoutez le document à l'aide d'un glisser-déposer.

Saisir des descriptions d'événements

Les descriptions d'événements désignent p.ex. des textes de publications comme des informations relatives à un groupe cible, au contenu d'un cours ou à d'autres renseignements.

Étapes à suivre :

1. Cliquez sur l'onglet « Descriptions d'évènements » dans l'événement du produit (icône du rouleau de papyrus) puis cliquez sur l'onglet « Définitions de descriptions d'évènements »
2. Cliquez sur le symbole plus
3. Saisissez les blocs de texte qui vous serviront à décrire votre événement.
4. Sauvegardez votre saisie

Étapes à suivre :

5. Remplissez à présent les blocs de texte avec du contenu pertinent 6. Sauvegardez votre saisie

Lecture des statistiques d'inscriptions

Pour vous tenir informé(e) du nombre d'inscriptions vous pouvez utiliser le registre suivant. La lecture de ces données n'aura bien entendu de sens qu'après les premières inscriptions.

Paramètres de la gestion des inscriptions

Étapes à suivre :

1. Cliquez sur l'onglet « Inscription » dans l'événement
2. Saisissez les informations demandées. Dans cette zone vous pouvez définir si l'inscription est possible ou non - le cas échéant, aucune inscription ne doit être possible (p.ex. dans le cas d'évènements accessibles à tous, journée des portes ouvertes). Indiquez si vous souhaitez lancer une liste d'attente pour cet évènement, définir le nombre de participants autorisés et définir le comportement de l'évènement sur le web
3. Sauvegardez les données

Saisir les paramètres de la facturation

Étapes à suivre :

1. Cliquez sur l'onglet « Facturation » dans l'événement
2. Saisissez les informations demandées. Dans cette zone vous pouvez faire la gestion des délais de paiement ou définir l'échéance avec précision (p.ex. au commencement des cours). Indiquez la devise dans laquelle l'évènement sera facturé et si la facture sera payée en une seule fois ou si vous autorisez un paiement échelonné. Dans la périodicité de la facturation partielle, vous pouvez définir les intervalles des paiements échelonnés (p.ex. facturation mensuelle, bimestrielle etc.). Saisissez l'entité juridique et le compte débiteur par défaut.
3. Sauvegardez les données

Descriptions d'événement sur l'objet événement

Informations générales

Les descriptions d'événement sont des descriptions et informations complémentaires relatives aux événements. Les descriptions d'événement offrent une utilisation variée :

• sur la page web
  • dans la vue détaillée d'un événement
  • dans la vue de la liste pour afficher des détails relatifs à des événements (une description d'évènement avec une id de texte prédéfinie)
• dans des documents créés
  • dans le programme des événements
  • dans les documents contenant le programme d'un événement
  • dans les invitations

Les définitions de descriptions d'évènement définissent la structure des descriptions d'évènement et sont créées dans l'événement.

Navigation

Fenêtre principale -> Évènements & produits -> Événement -> Événement correspondant -> Descriptions d'évènement -> Définitions de descriptions d'évènement

Fenêtre principale -> Évènements & produits -> Événement -> Événement correspondant -> Descriptions d'évènement -> Valeurs de descriptions d'événement

Description des types de données de la propriété

Texte markup/texte markup plurilingue

Infos concernant la Syntaxe markdown

Syntaxe markdown

La syntaxe markdown peut être utilisée dans des descriptions d'évènement. La description d'évènement doit faire partie des types de données de la propriété « texte markup » ou « texte markup plurilingue ».

• Titres
• Mise en avant
• Listes
• Liens
• Images
• Code
• Tableaux
• Blocs de citations
• Code HTML
• Trait de séparation
• Sauts de lignes
• Vidéos youtube
• Autres informations en ligne

Titres

Mise en avant

Listes

Liens

Images

Les images ne sont pas prises en charge par daylight.

Code

Tableaux

Les images ne sont pas prises en charge par daylight.

Blocs de citations

Code HTML

Trait de séparation

Sauts de lignes

Vidéos youtube

Le code pour l'intégration peut être généré via le site de youtube :

Autres informations en ligne

https://github.com/adam-p/markdown-here/wiki/Markdown-Cheatsheet
https://daringfireball.net/projects/markdown/

Définitions des champs additionnels d'inscription sur l'objet événement

Informations générales

Ici vous saisissez les champs additionnels d'inscription de l'événement. Les champs additionnels d'inscription vous donnent la possibilité de créer des champs spécifiques au produit ou à l'événement qui pourront être administrés ultérieurement à l'inscription du participant.

Navigation

Fenêtre principale -> Évènements -> Événement -> Événement correspondant -> Définitions des champs additionnels d'inscription

Créer une nouvelle définition de champ additionnel d'inscription

Étapes à suivre :

1. Cliquez sur créer une nouvelle définition de champ additionnel d'inscription
2. Saisissez les données importantes
3. Sauvegardez votre saisie

Types de données de la propriété

Cette page offre une vue d'ensemble de tous les types de données de la propriété avec des exemples. Pour la création de descriptions d'évènement (DE), la liste disponible équivaut à celle qui est disponible dans les définitions des champs additionnels d'inscription (DCAI).
C'est pourquoi les types de données de la propriété sont expliqués pour les deux domaines dans cette documentation.

Type de donnée texte

Il est possible de saisir un texte unilingue, à une seule ligne.

Exemple DE :

Il doit être possible de pouvoir saisir un titre qui sera par la suite utilisé sur les rapports. Pour des raisons graphiques, ce titre doit impérativement rentrer sur une seule ligne, resp. il ne doit contenir aucun saut de ligne.

Exemple DCAI

Le participant doit saisir les noms souhaités des petits champs nominatifs qui devront être attribués. La taille de ces petits champs nominatifs ne permet pas l'affichage de plusieurs lignes.

Type de données texte à plusieurs lignes

Ici, il est possible de saisir un texte unilingue à plusieurs lignes.

Exemple DE :

Pour la publication sur le web, on doit pouvoir en saisir le contenu détaillé.

Exemple DCAI

Champ réservé aux remarques relatives à l'inscription.

Type de donnée oui/non

Il permet de faire apparaître des cases à cocher qui permettent d'afficher les trois états oui, non et indéfini

Exemple DE :

En définissant l'évènement, on indique si le repas de midi est inclus.

Exemple DCAI

Le participant peut indiquer s'il a besoin d'un ticket de stationnement.

Type de donnée nombre entier

Il est possible de saisir un nombre entier, donc sans décimales

Exemple DE :

L'âge minimum pour participer est fixé en fonction du cours à 16 ou à 18 ans. Il est possible ici de saisir ces informations.

Exemple DCAI

Le participant doit indiquer sa taille en cm.

Type de donnée liste de sélection

Il est possible de sélectionner une valeur d'une liste globalement prédéfinie.

Exemple DE :

Chaque évènement requiert l'attribution d'un groupe cible. Les groupes cibles sont préenregistrés dans une liste de sélection.

Exemple DCAI

Le participant doit indiquer comment il a connu l'organisateur du cours.

Type de donnée nombre décimal

Il est possible de saisir un nombre décimal, donc un nombre qui comporte des chiffres après la virgule.

Exemple DE :

La participation au cours requiert une certaine moyenne, cependant, celle-ci peut varier en fonction du cours. Cette moyenne peut être saisie dans cette zone.

Exemple DCAI

Le participant doit saisir sa moyenne.

Type de donnée date

Ici, il est possible de saisir une date sans indication horaire.

Exemple DE :

Indication de la date de la cérémonie de la remise des diplômes.

Exemple DCAI

Il est nécessaire d'indiquer la date de naissance à l'inscription.

Type de donnée heure

Il est possible de faire une indication horaire sans la date.

Exemple DE :

La date de commencement d'une certaine partie du cours est rendue publique, p.ex. commencement de la partie pratique

Exemple DCAI

Il faut saisir son record personnel sur 800 m pour un cours de compétition à la haute école de sport.

Type de donnée date et heure

Permet de faire une saisie horodatée.

Exemple DE :

Indication de la date et de l'heure d'échéance pour rendre le travail de fin d'étude.

Exemple DCAI

Pour une semaine d'étude avec arrivée individuelle, il faut indiquer l'heure d'arrivée exacte.

Type de donnée texte plurilingue

Similaire au type de données texte, à la différence qu'ici il offre la possibilité de saisir un autre texte pour chaque langue activée (p.ex. pour des publications en plusieurs langues)

Exemple DE :

cf. type de donnée texte

Exemple DCAI

cf. type de donnée texte

Type de donnée texte plurilingue à plusieurs lignes

Similaire au type de données texte plurilingue, à la différence qu'ici il offre la possibilité de saisir un autre texte pour chaque langue activée (p.ex. pour les publications en plusieurs langues)

Exemple DE :

cf. type de données texte plurilingue

Exemple DCAI

cf. type de données texte plurilingue

Type de données objet

Il permet de créer un lien avec un autre objet dans daylight.
La création d'un tel lien requiert une concertation préalable avec la daylight AG. Merci de prendre contact avec nous si vous souhaitez utiliser ce type de données.

Type de données texte markup

Permet de saisir un texte en une seule langue et à une seule ligne. Il est possible ici d'utiliser une syntaxe markdown spéciale, qui modifie l'aspect du texte sur le web.

Exemple DE :

cf. Markdown-Syntax

Exemple DCAI

Puisqu'il s'agit ici de donner un certain aspect sur le web, le recours à ce type de données est déconseillé pour les DCAI :

Type de données plurilingues markup

Ici, il est possible d'indiquer un texte unilingue à plusieurs lignes. Il est possible ici d'utiliser une syntaxe markdown spéciale, qui modifie l'aspect du texte sur le web.

Exemple DE :

cf. Markdown-Syntax

Exemple DCAI

Puisqu'il s'agit ici de donner un certain aspect sur le web, le recours à ce type de données est déconseillé pour les DCAI :

Type de données fichier DMS

Il est utilisé pour l'upload de documents sur le web.

Exemple DE :

Puisqu'il s'agit d'un upload qui a lieu au cours du processus d'inscription, il est déconseillé de recourir à ce type de données pour des DE.

Exemple DCAI

Au cours de l'inscription en ligne, il est demandé d'uploader une copie du diplôme.

Fonctionnalité sur l'objet événement

Informations générales

Cette fonction permet de copier resp. d'instancier une nouvelle fois les descriptions d'événement depuis le produit.

Navigation

Fenêtre principale -> Évènements -> Événement -> Événement correspondant

Accepter les descriptions d'évènement du produit

Étapes à suivre :

1. Cliquez sur la fonction « Accepter les descriptions d'événement du produit »
2. Confirmez les indications fournies

Informations générales

Ici vous pouvez inscrire les participants à l'événement.

Navigation

Fenêtre principale -> Évènements -> Événement -> Événement correspondant

Créer une/des nouvelle(s) inscription(s)

Étapes à suivre :

1. Cliquez sur la fonction « Inscrire des personnes »
2. Cliquez dans la zone indiquée par la flèche 2 pour faire apparaître le registre des personnes à gauche
3. Recherchez/sélectionnez les personnes à inscrire, glissez-déposez celles-ci dans la zone indiquée par la flèche 2
4. Exécutez la fonction
5. Confirmez l'action à exécuter
6. Les inscriptions sont créées, celles-ci peuvent à présent être modifiées dans le détail
7. Complétez les informations fournies : Vous pouvez p.ex. modifier l'adresse de facturation si la personne possède plusieurs adresses et qu'elle modifie l'adresse de facturation pour cette inscription. En passant par le mode de paiement, vous pouvez définir si cette inscription spécifique sera réglée en plusieurs fois. Saisissez les informations complémentaires concernant les personnes accompagnatrices où indiquez s'il s'agit ici d'un invité spécial. Pour les actions liées aux évènements, il est notamment possible de voir si le participant est le représentant d'une personne initialement invitée et de consulter les identifiants de connexions du participant (pertinents pour le web). Vous pouvez ensuite remplir les champs additionnels d'inscription.
8. Aller au registre de la définition des frais. Vérifiez les indications fournies et modifiez-les si nécessaire. Si cette zone est vide ou si vous avez paramétré la création de la définition des frais en mode manuel, vous avez la possibilité de les créer une nouvelle fois via la fonction Générer des frais d'inscription
9. Si vous souhaitez générer d'autres frais ou facturer d'autres articles relatifs à cette inscription, veuillez choisir la fonction correspondante
10. Choisissez les frais et cliquez sur OK
11. Sauvegardez les modifications
12. Poursuivez la gestion de l'inscription suivante, p.ex. via le flux de travail ou via la correspondance.
13. Vous pouvez si nécessaire attribuer des documents. Allez au registre « Documents » (voir flèche 13), ouvrez le DMS (voir flèche 13b) et attribuez les documents via un glisser-déposer.

Informations générales

Ici vous modifiez l'inscription des participants pour les inscrire à l'événement. Cette modification s'effectue à partir de l'objet évènement, c.-à-d. vous « cherchez » les personnes à inscrire depuis d'autres cours.

Navigation

Fenêtre principale -> Évènements -> Événement -> Événement correspondant

Créer une nouvelle modification d'inscription

Étapes à suivre :

1. Cliquez sur la fonction « Modifier l'inscription d'une personne »
2. Cliquez dans la zone indiquée par la flèche 2 pour faire apparaître le registre des inscriptions à gauche
3. Recherchez/sélectionnez les inscriptions à modifier, glissez celles-ci vers la zone indiquée par la flèche 2
4. Exécutez la fonction
5. Confirmez l'action à exécuter
6. Les modifications sont créées, il est à présent possible de traiter les inscriptions individuellement et dans le détail

Informations générales

Avec cette fonction il est possible de générer des codes de promotion sur un évènement qui sont p.ex. attribuables en tant que bon cadeau et qui pourront être validés plus tard par le participant.
En principe, cette fonctionnalité génère des frais assignables dans l'inscription qui seront déduits sur la facture.

Navigation

Fenêtre principale -> Évènements -> Événement -> Événement correspondant

Générer un code promotionnel

Étapes à suivre :

1. Dans l'évènement concerné, assurez-vous que la fonction « Autoriser les codes promotionnels » soit activée. Exécutez la fonction « Créer des codes promotionnels »
2. Cliquez sur la liste de prix
3. Vous pouvez définir les montants des codes promotionnels générés qui seront déduits lors de leur validation -> pour ce faire, cliquez sur nouveau prix
4. Indiquez le prix, y compris le résumé comptable correct.

Attribuez un code promotionnel

Étapes à suivre :

1. Sélectionnez l'inscription pour laquelle vous souhaitez valider un code promotionnel
2. Allez dans l'onglet « Frais » de l'inscription, puis cliquez sur l'onglet du code promotionnel
3. Exécutez la fonction « Attribuer un code promotionnel »
4. Cliquez sur le champ du code promotionnel dans le panneau des actions à gauche
5. Une liste de codes promotionnels apparaît. Sélectionnez le code correspondant et attribuez celui-ci à l'inscription correspondante à l'aide d'un glisser-déposer via le panneau des actions

Informations générales

Cette fonction vous permet de définir les dates à partir du modèle des rendez-vous à condition que l'ensemble des paramètres de l'évènement soient correctement configurés et que les ressources nécessaires soient disponibles. Si vous avez un doute, nous vous recommandons d'effectuer une vérification au préalable. À ce sujet, consultez la page vérifier les rendez-vous dans le modèle de rendez-vous du produit

Navigation

Fenêtre principale -> évènements -> Événement -> Événement correspondant

Créer des rendez-vous à partir des modèles de rendez-vous du produit

Étapes à suivre :

1. Cliquez sur la fonction « Créer des rendez-vous à partir des modèles de rendez-vous du produit »
2. Sélectionnez les jours sur lesquels seront répartis les dates conformément au modèle des rendez-vous
3. Exécutez la fonction
4. Confirmez les indications fournies
5. Vérifiez le résultat et fermez la fenêtre
6. Actualisez la fenêtre
7. Vérifiez ou complétez les indications à fournir

Informations générales

Cette fonction vous permet de vérifier si l'ensemble des options de l'évènement a été correctement paramétré et si les ressources nécessaires sont disponibles.

Navigation

Fenêtre principale -> évènements -> Événement -> Événement correspondant

Vérifier les rendez-vous à partir des modèles de rendez-vous du produit

Étapes à suivre :

1. Cliquez sur la fonction « Vérifier les rendez-vous des modèles de rendez-vous du produit »
2. Sélectionnez les jours sur lesquels seront répartis les dates conformément au modèle des rendez-vous
3. Exécutez la fonction
4. Confirmez les indications fournies
5. Vérifiez le résultat et fermez la fenêtre

Informations générales

Ici vous pouvez saisir le fonctionnaire de l'événement. Un fonctionnaire désigne un(e) responsable qui possède un rôle défini, p.ex. le rôle d'enseignant ou de gestionnaire de produit etc. Le fonctionnaire est indiqué à titre purement informatif. La réservation du fonctionnaire de cours s'opère via le modèle des rendez-vous. Veuillez consulter à ce sujet les pages modèles de rendez-vous et rendez-vous et séries de rendez-vous.

Navigation

Fenêtre principale -> Évènements -> Événement -> Événement correspondant -> Fonctionnaires

Attribuer un nouveau fonctionnaire

Étapes à suivre :

1. Cliquez sur nouveau fonctionnaire
2. Cliquez sur les 3 points dans la fenêtre « Créer un nouvel objet »
3. Recherchez le fonctionnaire à attribuer à l'aide des champs de recherche
4. Sélectionnez le fonctionnaire à attribuer
5. Ouvrez le fonctionnaire sélectionné
6. Définissez le rôle du fonctionnaire
7. Sauvegardez le fonctionnaire

Informations générales

Ici vous pouvez saisir les définitions des frais et les modalités du paiement échelonné de l'événement. La définition des frais est nécessaire pour pouvoir facturer les frais.

Navigation

Fenêtre principale -> Événements -> Événement -> Événement correspondant -> Définition des frais

Créer une nouvelle définition de frais

Étapes à suivre :

1. Cliquez sur créer une nouvelle définition de frais
2. Saisissez les données importantes
3. Sauvegardez votre saisie

Créer un nouveau prix

Étapes à suivre :

1. Cliquez sur créer une nouvelle définition de frais
2. Saisissez les informations pertinentes. Le cas échéant, modifiez le résumé comptable. Les valeurs spécifiées proviennent de la définition des frais.
3. Sauvegardez votre saisie

Définir un nouveau paiement échelonné

Les informations du paiement échelonné sont saisies à différents endroits. Dans un premier temps, définissez le montant des versements (prix partiel) en saisissant un prix et les prix partiels dans le prix.
Si le bouton pour la saisie d'un nouveau prix partiel est masqué, vous pouvez agrandir la zone de saisie pour atteindre les boutons permettant de créer une nouvelle saisie.


Si l'évènement est facturé en plusieurs fois, veuillez vous assurer que les paramètres de facturation soient correctement configurés dans l'évènement. Veuillez consulter à ce sujet la page gestion des événements.

Étapes à suivre :

1. Cliquez sur le prix que vous souhaitez diviser
2. Cliquez sur l'icône de création d'un nouveau prix partiel
3. Saisissez les informations pertinentes. Attribuez un numéro de facture partielle (voir les informations complémentaires ci-après)
4. Sauvegardez votre saisie

Informations générales

Il est possible d'inscrire les participants à certains ou à tous les rendez-vous. Cette option est particulièrement utile pour la fonction de contrôle en ligne des présences

Navigation

Fenêtre principale -> Événements -> Événement -> Événement correspondant -> Onglet inscription

Activer l'inscription au rendez-vous

Étapes à suivre :

1. Activez l'inscription au rendez-vous via le bouton à droite de la case
2. Vous pouvez à présent inscrire vos participants comme d'habitude
3. Chaque rendez-vous que vous avez préalablement créé générera une inscription au rendez-vous par participant.

Informations générales

L'évènement offre plusieurs possibilités pour saisir des rendez-vous. Les rendez-vous sont des unités temporelles qui permettent de séquencer l'événement dans le temps (p.ex. une leçon). Par ailleurs, l'ordonnancement des ressources est basé sur les rendez-vous, c.-à-d. que l'ensemble des ressources sont réservés pour les rendez-vous.
Il est également possible de générer des rendez-vous à partir du modèle de rendez-vous du produit attribué. Veuillez consulter à ce sujet la page création de rendez-vous à partir de modèles de rendez-vous resp. vérification des rendez-vous à partir des modèles de rendez-vous du produit.

Navigation

Fenêtre principale -> Événements -> Événement -> Événement correspondant -> Rendez-vous

Créer un nouveau rendez-vous / une nouvelle réservation - variante 1

Étapes à suivre :

1. Cliquez sur créer un nouveau modèle de rendez-vous
2. Saisissez les données importantes
3. Sauvegardez votre saisie

Réserver des ressources

Étapes à suivre :

1. Sélectionnez un ou plusieurs rendez-vous (avec la touche Ctrl)
2. Exécutez la fonction « Réserver des ressources »
3. Cliquez dans la zone indiquée par la flèche 3
4. Sélectionnez la/les ressource(s) que vous souhaitez réserver et glissez celles-ci via un glisser-déposer dans la zone indiquée par la flèche 3
5. Sauvegardez votre saisie

Créer un nouveau rendez-vous / une nouvelle réservation - variante 2

Étapes à suivre :

1. Dans l'évènement, cliquez sur le registre « Rendez-vous »
2. Définissez si vous souhaitez créer un rendez-vous individuel ou une série de rendez-vous Saisissez les informations pertinentes Sauvegardez les informations fournies

Réserver des ressources

Étapes à suivre :

1. Sélectionnez un rendez-vous
2. Sélectionnez « Réservations des rendez-vous sélectionnés » Sélectionnez la ressource souhaitée dans la fenêtre

Créer un nouveau rendez-vous / une nouvelle réservation - variante 3

Étapes à suivre :

1. Cliquez sur le symbole plus, celui-ci se transforme en moins
2. Cliquez sur « Nouveau rendez-vous... »
3. Saisissez les informations pertinentes et sauvegardez votre saisie

Réserver des ressources

Étapes à suivre :

1. Sélectionnez un rendez-vous et cliquez sur le petit plus situé devant la durée
2. Sélectionnez « Nouvelle réservation »
3. Saisissez les informations pertinentes et sauvegardez votre saisie