daylight permet la gestion de documents. Cela inclut non seulement la gestion simple de documents, d'images etc. sur la base d'une structure simple de répertoires mais aussi le classement de versions imprimables et d'ébauches automatiques. Cela permet p.ex. de journaliser automatiquement les versions imprimables générées comme les e-mails ou les séries de lettres. Par ailleurs, il est possible de relier manuellement ou automatiquement les documents administrés avec des objets comme des personnes, des évènements etc. Le chapitre suivant traite de la création de répertoires et de l'upload et du téléchargement des documents vers/depuis daylight.

Classer et gérer les documents de manière structurée

Pour le classement et la gestion des documents, les fonctionnalités suivantes sont disponibles
1. Cliquez sur l'onglet « Documents »
a. Ouvrir le document ; sélectionnez le document et cliquez sur le bouton a puis le document s'ouvre. Vous pouvez également ouvrir le document via un double-clic.
b. Créer un nouveau dossier ; pour cela, il vous faut d'abord sélectionner/cliquer sur le dossier. Cliquez ensuite sur le bouton b et créez un nouveau sous-répertoire/sous-dossier
c. Supprimer le document ; sélectionnez le document ou le répertoire que vous souhaitez supprimer et cliquez sur le bouton c
d. Sauvegarder un nouveau document ; pour ce faire, vous devez d'abord sélectionner/cliquer sur le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer le document. Cliquez sur le bouton d et sélectionnez ensuite le document à uploader.
e. Exporter le document ; sélectionner le document à exporter et cliquez sur le bouton e. Indiquez le répertoire cible et sauvegardez le document sur votre ordinateur ou dans votre système de fichiers.
f. Actualiser ; il se peut que vous soyez obligé(e) d'actualiser les répertoires. Pour ce faire, cliquez sur le bouton f
g. mots clés ; vous avez également la possibilité de taguer les documents (pour en savoir plus sur la création de tags, consultez la page : gestion des mots clés). L'attribution d'un tag se fait tout simplement via un glisser-déposer
h. renommer les documents ; vous pouvez modifier le nom des documents.

Utiliser les documents pour le reporting

Si vous souhaitez utiliser des photos enregistrées dans le gestionnaire de documents pour la création de rapports ou pour la publication d'un contenu web, vous devez y attribuer les tags correspondants.
a. tague le logo de l'unité organisationnelle et peut être utilisé pour la création de rapports (logo spécifique pour chaque organisateur)
b. tague la photo d'un objet. Cette fonction est notamment utilisée pour les photos de personnes.
c. attribue une annotation qui indique que le document peut être affiché sur le web, p.ex. en tant que description d'évènement au format PDF
d. tague une signature scannée qui pourra être utilisée dans les rapports. Cela permet p.ex. d'afficher la signature de la personne qui ouvre le rapport.