La vérification des doublons comporte des processus complexes et de nombreuses possibilités. Cette documentation explique deux exemples de cas qui se présentent couramment. Mais ces cas de figures sont non exhaustifs.
Il existe deux modes pour la vérification des doublons de personnes. La plupart des cas peuvent être résolus à l'aide du mode simple. Il existe cependant des configurations qui requièrent des fonctions supplémentaires. Pour y accéder, on peut activer le mode avancé.
L'ensemble des boutons dans la vérification des doublons contiennent des astuces détaillées. Pour les visionner, il suffit de maintenir le curseur de la souris sur le bouton sans cliquer jusqu'à l'apparition de l'infobulle.
La vérification des doublons permet d'identifier puis de fusionner des doublons. La correction et la suppression de certains éléments (p. ex. adresse e-mail, numéro de téléphone) ne font pas partie des fonctionnalités de la vérification des doublons et doivent être effectués dans la fenêtre des personnes correspondantes.

Navigation

Fenêtre principale -> Adresses -> Vérification des doublons de personnes
En cliquant sur « Paramètres avancés », il est possible d'activer le mode avancé.

Mode simple - exécution

Cette partie décrit brièvement les étapes essentielles pour fusionner des personnes.

1. Ici s'affichent toutes les personnes qui possèdent potentiellement des doublons.
2. Ici sont affichés les éléments de la personne qui sont également présents chez une autre personne.
3. Ici sont listées la personne source et cible qui sont proposées pour une fusion. Lors d'une fusion, la personne source sera supprimée
4. Ce bouton permet de changer la personne source et cible
5. Il est recommandé de toujours effectuer une vérification avant de fusionner deux personnes. Cela permet de reconnaître et de résoudre les problèmes. Lorsque la vérification est terminée s'affiche un compte rendu.
6. Ce bouton permet de procéder à la fusion des personnes. Lorsque la fusion est terminée s'affiche un compte rendu.

Mode simple - exemple

Il existe deux personnes qui sont des doublons :
Ce Hans Muster a saisi un deuxième prénom et il a fait deux inscriptions.

Ce Hans Muster n'a pas de deuxième prénom, seulement une inscription et un numéro de téléphone

Dans la vérification des doublons on peut voir que les deux Hans Muster ont la même adresse mail, le même nom de famille ainsi que le même code postal, et c'est pourquoi ils sont proposés à la fusion.

Conformément à cette proposition, la personne Hans Muster ayant l'ID 7 sera supprimé. Au cours de cette procédure, les inscriptions et les éléments de communication seront transférés vers la personne cible.
À présent, les deux personnes ont une inscription sur le même événement. L'exécution de la fonction « Vérifier », permet d'afficher ces conflits et les solutions correspondantes :

Si tout est en ordre, les personnes peuvent être fusionnées.
Après la fusion, la personne possédant l'ID 7 n'existera plus.

La fonction permet de fusionner tous les objets mais elle ne supprime aucune adresse, adresse e-mail, aucun numéro de téléphone etc. C'est pourquoi il est important de vérifier et corriger la personne cible après la fusion. Dans ce cas de figure il faudra supprimer une des adresses postales et une des adresses e-mail.

Mode avancé - exécution

Dans cette partie sont décrites les fonctions avancées qui ne sont pas disponibles au mode simple

1. En principe, les données dupliquées sont continuellement mises à jour. S'il existe un doute à ce sujet, il est possible grâce à cette fonction de refaire un calcul de l'ensemble des données. Cette procédure demande beaucoup de temps. Le temps requis pour ce calcul dépend du nombre de données, mais en théorie, la durée est d'environ 30 minutes. C'est pourquoi il est recommandé de lancer cette fonction pendant une longue pause ou pendant la nuit. Après le calcul, actualisez la liste via le bouton situé à côté.
2. Dans cette zone vous trouverez des options spéciales destinées à la recherche de personnes.
3. Dans cette zone, vous pouvez définir les critères de recherche pour retrouver des doublons.
4. L'épingle aide à fusionner les doublons qui n'ont pas pu être saisis avec la logique existante. Vous voyez dans les « Personnes suspectes » deux entrées que vous identifiez en tant que doublon, cependant la vérification des doublons ne les reconnaît pas. Vous pouvez à présent fusionner les doublons à l'aide de l'épingle.

Mode avancé - exemple

Dans l'exemple précédent, deux personnes ont été fusionnées via le mode simple. Comme cela a déjà été évoqué, les éléments sont fusionnés mais présentent en partie des doublons. Afin de pouvoir trouver ces doublons, et également les personnes présentant la même problématique, on peut recourir à la vérification avancée des doublons.
Cela permet une recherche ciblée des personnes ayant une adresse e-mail en double.
Il existe plusieurs personnes ayant la même adresse e-mail, par exemple l'adresse d'information de votre société. Ces personnes doivent être exclues de la recherche. C'est pourquoi le mode avancé requiert les paramètres suivants :

1. En cochant la case « Doublons d'une même personne », vous n'affichez que les personnes présentant des éléments doubles comme p.ex. deux fois la même adresse e-mail, le même numéro de téléphone etc.
2. Seule l'option « Adresse e-mail » est activée puisque la recherche doit cibler uniquement les personnes ayant deux fois la même adresse e-mail.
3. Le résultat affiche à présent Monsieur Muster avec l'adresse e-mail en double. La suppression du doublon de l'adresse e-mail n'est possible que directement sur la personne et non dans la vérification des doublons. Vous pouvez aller à la personne via la flèche.