Person löschen

Verlangt eine Person die Löschung Ihrer Daten aus daylight aufgrund des Datenschutzgesetzes so sind folgende Abklärungen und Schritte in daylight nötig:

Vorabklärungen

Es muss durch den Kunden sichergestellt werden, dass die rechtlichen Rahmenbedingungen wie z.B. Aufbewahrungspflicht von Rechnungen, Zertifikaten, Zeugnissen etc. durch die Löschung nicht verletzt werden.

Es dürfen nur Einträge gelöscht und angepasst werden, welche so in daylight nicht mehr benötigt werden.

Allgemein

• DMS prüfen: alle Dokumente welche die Person betreffen oder mit Ihr oder einer Ihrer Subobjekte (z.B. Anmeldungen) verknüpft sind prüfen und wenn nötig löschen. Dies kann z.B. beinhalten:
  • Protokolleinträge von Reportdruck auf Anmeldungen der Person oder der Person
  • Protokolleinträge von Anlässen, die die Person besucht hat (Teilnehmerlisten)
  • Dateien welche direkt auf der Person selbst oder anderen Objekten verlinkt sind (Personenfoto, CV etc.)
• Kundenspezifische Felder prüfen
• Wenn die Person daylight-Benutzer ist, so ist der Benutzername auf allen erstellten oder zuletzt geänderten Objekten hinterlegt. Der Benutzername lässt aber meist keinen Schluss auf die Person zu, sofern alle anderen Informationen korrekt gelöscht wurden
• LogMessageTabellen periodisch löschen (in Absprache mit daylight AG, eventuell auf der Datenbank)
• Erwähnung der Person in anderen Objekten, z.B. "Herr Andreas Huber hat diese Arbeit mit Frau Doris Müller erarbeitet und präsentiert"

 daylight

• Belegungen löschen
• Anlasshonorare/Anlassmandate löschen
• Ressource löschen
• Funktionärszuweisungen löschen
• Aufgaben/Protokolleinträge löschen (direkt verknüpfte und solche wo die Person Autor oder Bearbeiter ist)
• Rechnungen löschen/anpassen wo die Person eine der folgenden Rollen hat
  • Rechnungsempfänger
  • Debitor
  • Leistungsempfänger
  • Rechnungsersteller
  • Kontaktperson für Rechnung

ACHTUNG: bereits gedruckte Rechnungen können nicht mehr gelöscht werden. Nehmen Sie mit der daylight AG Kontakt auf, wenn Rechnungen definitiv aus dem System gelöscht werden sollen.

• Anlässe/Mitgliederregistration/FibuMandant prüfen auf Kontaktperson für Rechnung
• Artikelbestellungen löschen
• Anmeldungen löschen
• Mitgliedschaftsregistrationen löschen
• Personenverbindungen löschen (prüfen bei Verbindungen mit gesetzlicher Vertretung, was mit den Eltern/ dem Kind passieren soll)
• Rechnungsempfänger auf Anmeldung/Mitgliedschaftsregistration/Artikelbestellung löschen/ändern
• Anmeldungen anpassen/löschen wo Person als Registrar hinterlegt ist
• Person als Registrar löschen
• Datenabschriftsberichte/Datenabschriften löschen
• Dokumentenverbindungen der Person löschen
• Prüfen ob es AZF gibt vom Typ "Objekt" mit Metaklasse person wo die Person hinterlegt ist
• Person löschen